Технология цепочки поставок: развенчание цифровых

Ларс Фишер • 29 марта 2018

Хотя большинство судоходных компаний скажут, что они охватили цифровой мир, существуют разные степени оцифровки. Некоторые компании используют полностью всеобъемлющие системы, которые распространяются на каждый уголок их бизнеса. Другие могут использовать такие программы, как Microsoft Word, для создания документов или Excel для своих финансов. Обе компании оцифровываются, но явно не в той же степени. Хорошей аналогией было бы сравнение устаревшего мобильного телефона, который может совершать звонки и отправлять SMS-сообщения с помощью новейшего смартфона со всеми возможностями.

Но более того, смартфон имеет возможность снимать фотографию и делиться ею как с сообщением, так и с помощью социальных сетей; и для сбора и хранения контактной информации из входящего письма. Устаревшая телефонная трубка является цифровой, но смартфон интегрирован в цифровую форму - и это важно.

Как люди, мы стали цифровыми существами; как ожидается, будет ориентироваться в повседневной жизни в цифровом и цифровом интегрированном мире. Однако не все судоходные компании не отставали от времени. Многие могут быть полностью оцифрованы, но в 2018 году оцифровка без интеграции - это как инвестирование в новейший смарт-телевизор, но без Wi-Fi дома.

В реальной практике

Все компании будут иметь пакет учета, и большинство из них будут использовать системы для управления различными коммерческими и эксплуатационными требованиями. Но для этих систем реже общаться друг с другом.

В полностью интегрированной судоходной компании тарифная система будет охватывать всю сложную информацию, касающуюся отдельных клиентов, портов, терминалов и грузов, что может быть чрезвычайно сложной матрицей индивидуальных цен, ограничений, скидок и стимулов. Поэтому, когда клиент запрашивает котировку, система котировок автоматически ищет соответствующий тариф для создания индивидуальной и точной цитаты и показывает доходность. Если котировка превращается в продажу, система автоматически автоматически создаст требуемую документацию, коносаменты, манифесты и многое другое. И как только судно отплыло, счет будет автоматически сгенерирован и эта информация будет отправлена ​​на счета.

Во время этого процесса, если необходимо внести изменения, полностью интегрированная система автоматически создаст манифестные корректоры, переработала счета и другие обновления. Другими словами, информация будет беспрепятственно проходить из одной активности в другую без необходимости повторного ввода данных. Retyping приводит к ошибкам, ошибки приводят к задержкам и задержкам, нарушают движение денежных средств и затраты.

Так же, как приложения на смартфоне, полностью интегрированная система выполняет всю тяжелую работу без необходимости вмешательства человека. Результатом является большая прозрачность, надзор и - что важно - сокращение дублирования и ошибок в административных процессах.

В контексте даже небольшой океанский перевозчик будет получать доходы, превышающие 100 миллионов долларов в год. Поэтому, если 10 процентов всех исходящих счетов морских фрахтов являются неправильными из-за отсутствия интеграции и необходимости повторной передачи данных, 10 миллионов долларов будут оспариваться. Расходованные счета-фактуры часто откладываются отделами учета, и это приводит к большому и труднодоступному дыру в денежном потоке.

Сложные изменения

Как это произошло? Часто это происходит через процесс естественной эволюции. Многие судоходные компании хотят быть независимыми, они начинают создавать свои собственные программные приложения для решения определенного процесса, такого как котировки или управление тарифами. По мере роста компании им сложно поддерживать и обновлять свои системы и поэтому принимать решения о покупке других приложений для решения других процессов. Сочетание заказных и готовых приложений в основном приводит к нулевой или небольшой интеграции между ними. А это означает, что огромное количество данных будет переделано.

Когда оспаривается, ИТ-подразделения часто защищаются обычным криком нехватки ресурсов и борются за поддержание систем уже в режиме онлайн - другими словами, например, или комков. Другим, возможно, более разумным объяснением является то, что наши ИТ-коллеги все чаще сталкиваются с множеством внешних правил отчетности, которые должны соблюдаться, если перевозчик должен оставаться в бизнесе. В результате достижение внутренней интеграции, неудивительно, часто занимает второе место.

Обязательства по перевозчикам сообщать внешним контрагентам становятся все более обременительными. Операторы должны сообщать о портах, терминалах, таможнях, складах, клиентах и ​​других объектах.

Если это не было достаточно сложным, стандарты для обмена этой информацией могут быть громоздкими. Почти все порты требуют сообщений электронного обмена данными (EDI), содержащих примерно одну и ту же информацию, но часто партнеры по обмену имеют разные интерпретации структурирования сообщений - даже иногда в одном и том же порту. Это означает, что внутренние системы оператора должны включать в себя десятки или даже сотни различных форматов сообщений, чтобы соответствовать региональным и местным требованиям.

Драйверы для внешней интеграции явно намного сильнее, чем для внутренней интеграции. Некоторые компании считают, что они могут жить без внутренней интеграции; но вопрос в том, как долго? Если внутренняя интеграция компании ограничена, она в конечном итоге будет отправлять неверные данные извне, и это нехорошее место.

Современные системы информационных технологий и программные приложения, когда они используются разумно, могут помочь обеспечить огромные преимущества. Но следует проявлять осторожность при выборе приложений, адаптированных к конкретным потребностям компании. Современное программное обеспечение для доставки является модульным, то есть операторы могут выбирать только те приложения, которые им необходимы для автоматизации определенных процессов в рамках своего бизнеса. Каждый модуль легко интегрируется с другими, чтобы облегчить поток информации по всей компании. Данные необходимо вводить только один раз, что уменьшает дублирование, ошибки и путаницу. Затем данные передаются по всей компании и соответствующим деловым партнерам. Это значительно снижает административную нагрузку и повышает эффективность работы в бизнесе.

Основная причина, по которой не все судоходные компании используют эти решения, заключается в необоснованном предположении, что переход на новую систему потребует много времени, прерывает бизнес или создает риск.

Управление современными ИТ

Двадцать или несколько лет назад оцифровка была прерогативой самой крупной судоходной компании с глубокими карманами. Сегодня довольно простой процесс - купить специализированные упакованные или готовые решения, соответствующие индивидуальным требованиям каждой компании. Эти пакеты являются средством для превращения оцифрованных компаний в компании с цифровой интеграцией.

Красота этих приложений заключается в том, что они созданы для облегчения полной интеграции между каждым из основных процессов - систем подключения через единый сквозной, полностью подключенный и плавно объединенный в сеть объект. Таким образом, данные беспрепятственно переходят от тарифов к котировкам, к продажам к заказам на счета-фактуры к бухгалтерскому учету и, наконец, к обзору управления.

Помимо очевидных преимуществ меньшего объема ввода данных, снижения ошибок и возможности предоставления повышенного обслуживания клиентов, эти упакованные решения доступны за небольшую часть стоимости строительства индивидуальной системы. По сути, они выровняли игровое поле IT по всему спектру судоходных компаний.

Многие судоходные компании еще не имеют этих решений на месте и, в свою очередь, проигрывают тем, кто это делает. Но, просто приняв программное решение специально для судоходной отрасли, внутренне интегрированные предприятия смогут обеспечить внешнюю интеграцию с каждым партнером и outstation. В 2018 году достижение всеобъемлющей оцифровки и эффективной интеграции в настоящее время находится в пределах досягаемости многих, а не немногих.

Softship, поставщик программных решений для международной индустрии линейных перевозок и сектора порта, предлагает свой программный пакет LIMA и связанные с ним приложения для обслуживания потребностей перевозчиков авиаперевозок; «ALFA», его программный пакет для линейных агентов; и «SAPAS» - пакет программного обеспечения для портов для облачных приложений.

Продукты Softship обслуживают более 120 компаний по всему миру и предназначены для оптимизации задач, чтобы обеспечить большую эффективность для полного списка процессов, которые включают доставку. Softship дополнительно предоставляет ряд инструментов управления бизнесом, которые позволяют руководителям доставки полностью анализировать свою коммерческую и операционную деятельность. Предлагаемый в модульном формате, который предоставляет клиентам гибкость в приобретении или аренде необходимых им решений, программное обеспечение может быть изменено в соответствии с конкретными требованиями рынка или компании и поставляется в виде локально установленного приложения или через размещенное или облачное решение. www.softship.com

Автор

Ларс Фишер является управляющим директором Азиатско-Тихоокеанского штаба Softship. Ларс начал работать в Softship в качестве инженера-программиста в 1994 году. В 1996 году он стал бизнес-консультантом и менеджером проектов, а с 1998 года возглавляет Softship Data Processing, Сингапур. Он отвечает за коммерческий и технический персонал Сингапура 25 лет и за стратегии продаж и маркетинга во всем мире.

(Как опубликовано в издании Maritime Logistics Professional за январь / февраль 2018 года)